1.- No, al decir hallazgos me refiero a aquello que no era conforme con la Norma y nuestros propios procesos.

2.-Los 222 hallazgos se comenzaron a corregir el día después de nuestra auditoria interna. Cuando llegó el día de la auditoria de certificación (en la primera etapa) las correcciones se habían completado. Las ¨áreas de oportunidad¨ de la primera etapa, se trataron de acuerdo a la metodología de los procedimientos, que fueron previamente modificados. Peeero, me dijo el auditor que esperaba ver todas nuestras NC (incluidas las de la auditoria interna) tratadas de la misma forma y que no nos quedáramos solo en las correcciones. y si, después de pasar por la auditoria interna (por eso preferí que fuera contratado alguien externo)comenzaron a aplicar y seguir nuestro SGC.

El seguimiento se hará en las juntas que tenemos cada 15 días. En ella participan todos los lideres de los procesos, el gerente general y los dueños de la empresa. Lo puse en la parte preventiva.

Muchas gracias por tu respuesta Belsy...

Déjame darte un poco de contexto sobre la primera NC.

Durante nuestra auditoria interna TUVIMOS 222 NC. Esto sucedió porque nuestro procedimiento de Auditoria Interna no consideraba clasificar los hallazgos, todo aquello que se encontrara se tomaba como una NC.

Nuestro procedimiento de AC especificaba que para atender las NC se debe llenar el formato que menciono, dicho formato incluye campos para definir acciones de corrección, contención, causa raíz y preventivas. Incluye además un esquema de pescado y un 5 porqués.

ahora bien, dada la cantidad y naturaleza de los hallazgos, el auditor líder (contratado externamente) nos sugirió que era mas conveniente elaborar solo un plan de acción donde se definieran fechas responsables y las correcciones. lo cual así se hizo, todos los hallazgos se corrigieron... aquí voy a darte un ejemplo de los hallazgos: ninguno de nuestros procesos (15 en total) había definido entradas y salidas, ninguno había considerado tratar los riesgos, ni oportunidades de mejora ninguno había establecido kpi´s. (hay que multiplicar 15 * cada hallazgo y así se llega a 222) y en realidad todo eso si existía, simplemente la gente no le había dado importancia al sistema. Pero a raíz de ser auditados y ver la cantidad de fallos, la gente se comprometió tanto que fue una fortaleza detectada durante la auditoria de certificación.

Durante la primera etapa de certificación se detectó esa cuestión por lo cual nos dieron ¨un área de oportunidad¨. Los procedimientos nombrados se actualizaron, se definió una categorización para los hallazgos y se definió la forma en la cual se le daría seguimiento a las acciones. el plan de acción elaborado nos lo dio por bueno el Auditor líder de la casa certificadora. durante la segunda etapa, me comentó que el esperaba ver que las 222 NC detectadas, se les diera el mismo tratamiento que al resto, lo cual no habíamos considerado hacer y eso motivó la NC de la segunda etapa.

espero no aburrir, con todo esto...

Hola,

Les cuento que tuvimos nuestra auditoria de certificación durante la cual nos fueron detectadas 3 NC, que fueron las siguientes:

1) 9.2 No se observa seguimiento de atención a los 222 hallazgos de auditoria interna de fecha 17 y 18 de Diciembre de 2020 de acuerdo a lo indicado en el “Procedimiento Auditoría Interna con código de identificación MIS-PROC-01-002 Rev. B”

2) 9.1.3 Se observa que no se encuentra registrado en su totalidad (campos de acciones, reevaluación de riesgo, análisis de causas y revisión de la eficacia de las acciones) para los riesgos identificados en el proceso de Mercadotécnica; y para la métrica identificada en el proceso de Almacén.

3) La atención de las áreas de preocupación para los procesos de Mantenimiento y Recursos humanos no asegurar que se evite la recurrencia y el control de los procesos.


Y las correcciones y acciones correctivas y preventivas fueron las siguientes.


1) Corrección: Se segmentaron los hallazgos por categoría y se elaboró un plan de acción para darle seguimiento, de acuerdo a lo establecido por el procedimiento de Auditoria Interna y el procedimiento de No Conformidades y acciones correctivas.

Causa raíz: el sistema de gestión estaba en una etapa muy temprana y hacía falta madurez en la implementación por lo que solo se realizaron las correcciones y no se identificaron ni se dio seguimiento a las acciones correctivas.

Acción correctiva: Se modificará el procedimiento de No Conformidades y acciones correctivas, así como el formato de plan de acción, agregando la parte donde especifique que ninguna NC puede ser cerrada sino se ha llenado el formato correspondiente (MIS-F-01-019 Registro de NC).

Acción preventiva: Se les dará seguimiento al status de las NC en las juntas de staff que se llevan a cabo de manera quincenal.


2) Corrección: Se completaron los registros y se levantaron No Conformidades de manera individual para la solución de estos hallazgos. Y se elaboró un plan de acción para determinar las acciones que permitan corregir el problema.

Causa Raíz: Para los análisis de riesgo no se consideraba necesario establecer acciones inmediatas si el riesgo era menor a 60 puntos (resultado de multiplicar la frecuencia por severidad) falta capacitación en análisis de causas y determinar acciones.

Acción Correctiva: se modificará el formato de análisis de riesgo para que se especifique la manera de actuar de acuerdo al nivel de riesgo obtenido y que incluya las fechas de seguimiento y reevaluación de los mismos. Se dará un curso que ayude con la solución y el seguimiento de las No Conformidades y Acciones correctivas. (8 Disciplinas)

Acción preventiva: Se programaran reuniones mensuales para verificar los análisis de riesgo de cada proceso y tomar las acciones necesarias. El curso se incluirá dentro del perfil de puesto de lis lideres de proceso y en caso de ser necesario, de acuerdo al DNC, dentro del plan de capacitación anual


3) Corrección Volvieron a abrirse las No conformidades para realizar el análisis de causa y determinar las acciones correspondientes.

Causa Raíz: Falta de capacitación y conocimiento respecto a la resolución de las NC y la realización de análisis de causa.

Acción Correctiva:
Se dará un curso que ayude con la solución y el seguimiento de las No Conformidades y Acciones correctivas. (8 Disciplinas)

Acción Preventiva: El curso se incluirá dentro del perfil de puesto de lis lideres de proceso y en caso de ser necesario, de acuerdo al DNC, dentro del plan de capacitación anual.


Aun no lo envío a la casa certificadora.

Mi pregunta es si ¿Creen que las acciones tomadas si sean las correctas o se debe hacer otro análisis?

Hola,

Yo tuve esa misma confusión. Te cuento.

En la anterior empresa donde trabajé establecimos diagramas de tortuga y en la parte de la medición, incluimos cuando menos un indicador que mostrara que el proceso era eficiente y eficaz (1 para cada cuestión) y se estableció una serie de objetivos que, con la eficacia y eficiencia de los indicadores, se lograrían cumplir, a estos les llamamos ¨objetivos de calidad¨.

En la empresa actual se contrató a una asesoría, la persona de esta asesoría quería que los objetivos de calidad fueran los indicadores de cada proceso, yo me negué (soy el coordinador del SGC) y expliqué que los objetivos de calidad deben ser una meta estratégica y los indicadores el medio para alcanzarla. Entonces, de nuevo mediante diagramas de tortuga, establecimos indicadores para cada proceso y unos objetivos organizacionales que llamamos objetivos de calidad.

En la cláusula 4.4 la Norma establece que la organización debe establecer,…, incluidos los procesos necesarios.

a) determinar entradas requeridas y salidas esperadas de estos procesos.
b) Determinar y aplicar los criterios y métodos (incluyendo el seguimiento, las mediciones y los indicadores del desempeño relacionados…
…
g) evaluar estos procesos…

Así que si, todos los procesos deben evaluarse y medirse, para poder mejorarlos de manera continua.

Si gustas te puedo compartir por correo el formato que utilizamos para documentar los objetivos (con la metodología SMART)

Hola,

Compañeros tengo una duda y creo que ustedes pueden ayudarme, los objetivos de calidad a los que refiere la Norma ISO 9001-2015 en la clausula 6.2 ¿pueden ser los mismos indicadores qué se establecieron para medir el desempeño de los procesos?

¿Y qué a su vez la medición y el desempeño de estos procesos, sean validos como evidencia de la mejora continua (10.3)?

Lo que he leído aquí, referente a ese tema es que las NC se deben rebatir en el momento en que son levantadas.

Hola,


En mi anterior empleo (era una empresa de sorteo y retrabajo) nosotros al momento de concocer los requsitos del cliente (horas contratadas,cantidad de material, tipo de material,herramientas o equipos necesarios, etc) nosotros utilizabamos un documento donde se establecia también la cantidad de personas que se iban a utilizar, si no se contaba con el dato exacto siempre utilizabamos un minímo de personas disponibles (capacitadas y reparadas) digamos 4, y se establecía al momento de que el cliente aceptaba la cotización, si había un cambio se registraba de acuerdo a lo que redactamos en el procedimiento de gestión de los cambios.

De nuevo gracias.

Asi es, tengo un procedimiento en el que efectivamente no había considerado esta cuestión. Ahora voy a modificarlo para inlcuirlo.



Saludos.

Gracias por las respuestas.

En cuanto a lo de compratir la Norma me ha quedado claro que no se puede compartirla por este foro, aun así la pongo a disposición por privado para quien la necesite.


Aprovechando su amabilidad, tengo otra pregunta. respecto a la informacion documentada, la informacion que se genera mediante software´s ¿cómo debe tratarse? es decir, hago mención a ella en mi lista maestra pero el software no me permite codificarla o ponerle fecha o nivel de revisión.

Hola,


desarrollé una presentacion para la inducción del personal en general a las cuestiones, clausulas y demas de la Norma, mi pregunta es si ¿Está bien evaluar el grado de comprensión mediante un examen? y la segunda cuestión, Entendiendo el tema de los derechos de autor ¿Qué tan etico o recomendable sería que yo compartiera la ISO 9001-2015 en los foros? ya que la tengo digitalizada y me he encontrado gente que va iniciando (yo también) en este tema y muchas veces no cuentan con ella.