Hola:

Lamento mucho no poder colaborarte pero en mi institución no tenemos definido un proceso de sistemas y por lo tanto no tengo caracterización.

Hola Talis:

Si eres más específica creo que podría ayudarte: Cuando dices que la empresa se dedica a "realizar ajustes de costos y presupuesto" ¿quieres decir que es una empresa de asesoría financiera o qué tipo de negocio es?

Me sería más fácil darte ejemplos y podría adaptar un poco mi procedimiento para enviártelo.

Quedo atenta a tus comentarios.

XIMENA GALVIS O.

Hola a todos:

De todas sus respuestas, es importante que tengamos claro que, para empresas pequeñas que no manejan grandes presupuestos de capacitación, es más eficiente invertir el poco capital $$$ en programas de formación encaminados a eliminar reprocesos, en hacer más eficientes las labores, en capacitar en nuevas tecnologías, en fin, en todo lo que se enfoque en mejorar la productividad y por ende, en optimizar procesos y disminuir no conformidades. En la misma línea, si se pueden conseguir capacitaciones gratuitas que mejoren la satisfacción del personal, se pueden ir incluyendo dentro del plan de capacitaciones, sin necesidad de meterlas en el plan inicial, es decir, dentro del plan de capacitaciones pueden tener identificadas con un color las que están programadas anualmente y se pueden incluir, identificándolas con otro color, aquellas que sean buenas oportunidades y que sean gratuitas.

Aunque personalmente creo que todas las capacitaciones que piden las personas, así no sean necesarias para el desarrollo de su labor, en la medida que las empresas puedan deberían brindárselas. Estas son manifestaciones del personal que nacen de sus propias necesidades, como lo es el caso de los cursos de inglés que pusieron de ejemplo inicialmente.

Así no sean necesarios para hacer más eficiente la labor, la empresa puede aprovecharlo para su planeación estratégica y empezar enfocarse en la parte de exportaciones, hacer alianzas binacionales con otros países, en fin, muchas cosas.... Por eso les digo, siempre y cuando la emrpesa tenga los recursos.

XIMENA GALVIS O.

Hola Leoncito:

Cuando le hayas hecho las modificaciones que mencionas, me lo puedes enviar??? es que en realidad estuve viendo el archivo y me parecíó un poco confuso (aunque en realidad, apenas voy a implementar el BSC dentro de la empresa).

Mi mail es ximena_galvis_ordonez@yahoo.com

De antemano muchas gracias.

XIMENA GALVIS O.

Hola Marco:

Solo para complementar lo que dicen mis dos compañeros, porque estas matrices son las más conocidas y aplicadas para el análisis que tu deseas hacer, te digo que otra buena fuente es hacer una lluvia de ideas con todo tu personal, tu decides si lo haces en grupos, por áreas, induvidual, etc. Ellos pueden darte ideas - que aunque suenen locas son muy válidas - sobre las fortalezas y debilidades que ellos sienten dentro de la organización, y también aprovechas para que te den ideas de como solucionarlas o como pueden aprovechar más las cosas en las que son fuertes.

Te quedarás asombrado de los conceptos y la percepción que tan amplia que tienen las personas de todos los niveles de la organización.

XIMENA GALVIS O.

Hola Leoncito:

Te agradecería muchísimo si me puedes pasar el formato a mi también, me gustaría trabajarlo en mi empresa.

De antemano muchísimas gracias.

XIMENA GALVIS O.

Hola Paola:

Me parece muy chévere tu nuevo mapa de procesos... es mucho más entendible que el que tenías anteriormente... uno a veces se complica haciendo cosas muy enredadas, yo creo que a todos nos ha pasado lo mismo cuando iniciamos un proceso de estos.

La única recomendación que te voy a hacer, es que cambies el nombre del proceso "Revisión por Dirección" por otro más general porque la revisión por la dirección es una función que hace la dirección. te recomiendo "Gestión de la Dirección", "Proceso Gerencial y Estratégico", "Proceso Directivo"... en fin, como mejor se adapte.... en las actividades que enmarca este proceso están las que te dijeron lo otros compañeros: Fijar o revisar la misión, la visión, políticas, objetivos, controlar eficacia de todos los procesos, hacer la revisión por la dirección, etc, etc, etc...

Si pones un enunciado más general caben todos esos aspectos... aunque si quieres dejarlo así, no le veo problema.... eso sí, asegúrate de incluir esas actividades que te mencioné en ese proceso, independiente del nombre que le pongas.

Me gustó mucho que con nuestra ayuda hayas realizado este trabajo. Muchos saludos y quedo a la orden si necesitas algo más.

XIMENA GALVIS O.

Hola Jairo:

Te cuento que es extraño - pero no imposible - que una organización solo exístan 3 acciones correctivas.

Creo que el auditor detectó alguna parte donde pudieron haber documentado alguna acción, tal vez en resultados de las encuestas, en las quejas y reclamos de los cliente, en el seguimiento a variables, en el desarrollo de los procesos, no sé... me gustaría que nos pusieras exactamente la redacción de la no conformidad y la evidencia que él analizó.

En cuanto a la pregunta del numeral de la norma que se incumple, me parece que está bien decir el 8.5.2 y 8.5.3... porque si bien son los otros numerales donde se pueden detectar mejoras, el no haber documentado esas mejoras tiene que ver con la mejora continua, porque no están garantizando que ésta se de de forma natural dentro de los procesos.

Como te digo, solo son supuestos, si complementas la información, te podremos ayudar con más presición.

Para terminar te digo que la Norma no exige "X" número de acciones, las únicas acciones correctivas que son obligatorias, son las que se deben desarrollar con los hallazgos de las auditorías, así que si tu tienes razón en lo que nos has comentado, no estarías incumpliendo con ningún numeral.

Me cuentas cualquier cosa.

XIMENA GALVIS O.

Hola Paola:

En mi opinión personal, te estás haciendo un lío con ese mapa de procesos tan grande como lo ha comentado Ospa.

Hay muchas actividades que parecen ser procesos, me explico: Acciones Correctivas, Gestión de no conformidades, Auditorías internas, Gestión de la documentación, etc.... son actividades normales de un proceso llamado "Gestión de la Calidad", pero así como lo tienes, el proceso casi no se ve.

Por otra parte, es importante que tengas un proceso gerencial que es el encargado de fijar directrices, establecer misión, visión, política y objetivos de calidad, que no lo veo claramente en tu mapa..... porque lo que tu llamas "Revisión de la dirección", son actividades del proceso de calidad.

En conclusión, yo solo dejaría en tu mapa de procesos los "Procesos" que nombras, no pondría todas las actividades que hace el proceso como tal, solo haría las fichas de estos procesos y ya...  recuerda que es importante hacer las cosas lo más simples y que sean entendibles y aplicables para todo el personal de tu empresa.... te recomiendo hacer un sondeo presentando las dos opciones y verifica cual de las dos entienden más tus colaboradores e implementa esa.

Te mando un ejemplo con los procesos que yo creo, deberían ir en tu mapa... no hago las interrelaciones (las flechitas) porque no sé como manejas todo en tu empresa.... por otro lado, si el proceso Financiero solo incluye el cobro de cartera, yo no lo pondría aparte como un proceso, lo incluiría en el proceso de ventas (porque la venta termina cuando el cliente paga la factura).... en fin, este es solo un pequeño acercamiento...

Espero haber sido de ayuda.... me cuentas por fa

Tengo una duda con respecto a tu solicitud:

Lo que te están pidiendo es que identifiques alguna mejora y desarrolles un plan de mejoramiento para desarrollarla? o lo que te piden en que hagas un plan de calidad para la prestación del servicio que ustedes prestan?

Si me aclaras este aspecto, depronto te podemos ayudar con cosas puntuales y no sobre supuestos.

XIMENA GALVIS O.