Hola, Todo lo contrario esto es muy gratificante y me apasiona el tema.

Tengo mas dudas ahora:

1. No quiero confundir la situación pero un Hallazgo de auditoria es el resultado de evaluar una evidencia recopilada en la auditoria frente a los criterios de la misma. Y los hallazgos indican conformidad o No Conformidad. Tú mencionas que todo lo que se encontraba se trataba como NC, es decir, incluso lo que hallaban conforme lo manejaban como NC?

2. Me genera duda el hallazgo de la auditoria (no hay seguimiento a las 222 NC) porque Tú me dices que si se solucionaron los hallazgos, infiero entonces que La gente empezó a hacer lo suyo (como tú lo mencionas) después de la primera etapa de la auditoria?

Sea cual sea la situación, sigo cuestionando la acción: "Se modificará el procedimiento de No Conformidades y acciones correctivas, así como el formato de plan de acción, agregando la parte donde especifique que ninguna NC puede ser cerrada sino se ha llenado el formato correspondiente (MIS-F-01-019 Registro de NC)" como la solución al problema, porque aunque sean 222 NC (correctamente clasificadas o no) o 22 NC, a todas se les debe hacer seguimiento. No se si soy clara al respecto.

En pocas palabras y esperando no herir susceptibilidades, Tú haces el cambio del procedimiento de AC aclarando y definiendo la clasificación y gestión de NC, los formatos se llenan de manera correcta y completa, te hacen una auditoria interna e4n la que solo se identifican 2 NC, pero no cuentas con el compromiso del personal para la gestión y seguimiento de las NC, puedes tener el mismo hallazgo en la próxima auditoria de certificación.

En espera de tus comentarios.
Cordialmente,
Belsy.

Hola,
Acción N° 1.
A MI criterio, si la causa raíz es por falta de madurez del sistema, la Acción correctiva de modificar el procedimiento para agregar que ninguna NC puede ser cerrada sino se ha llenado el formato correspondiente (MIS-F-01-019 Registro de NC)" debes reforzarla, ya que puede estar dirigida a una pequeña parte del problema de MADUREZ.

Si es falta de madurez frente al seguimiento de acciones, es necesario plantear una acción que le permita al SGC madurar lo necesario en este aspecto: Te recomiendo que consultes este link:
https://calidadgestion.wordpress.com/2015/01/21/madurez-del-sistema-de-gestion-de-la-calidad/ y este otro,
https://www.pymesycalidad20.com/cuadricula-de-madurez-de-gestion-de-calidad-de-philip-crosby.html (Será necesario que adecues la información, según la necesidad de la empresa, desconozco si es de productos o servicios pero ambos enfoques te pueden servir).

Acción N° 2:
A MI criterio, el enfoque es adecuado.

Acción N° 3:
A MI criterio, en este caso solo aconsejaría que evalúes la pertinencia de incluir o ajustar tu procedimiento de acciones, haciendo mención o incluyendo la metodología de 8D como guía o marco de referencia para la resolución de NC. De lo contrario, esto con el tiempo podría perder vigencia dentro de la gestión, empezaran a utilizarse otras metodologías y se puede volver a descontrolar el proceso.

NOTA:
La medida que vas implementar (8D para resolución de NC) desde mi punto de vista es una manera de aumentar el nivel de madurez del SGC (Acción N°1), toda vez que se implemente de manera correcta; demostrando que es eficaz porque permite el control y gestión de las NC y la atención de las áreas de preocupación. Es conocido por todos los que estamos en SGC, que se requiere compromiso de todas las partes para la gestión de NC y en general para todo el sistema, debemos buscar la forma de generar o incrementar conciencia hacia la calidad, en todos los niveles de la organización.


Cordialmente,
BELSY GARCIA

Ok. Espero que la información te sea de ayuda.

Hola:
Creo que las medidas que vas a tomar van a solucionar parcialmente Tú novedad/inconveniente/acción, por lo que evalúa si puedes reforzarla con la implementación o modificación (si ya la tienen) de una lista de chequeo o verificación de información del servicio y/o registro fotográfico del código y/o identificación del equipo, con todos los controles de registro que esto implique en tu empresa.

Sea cual sea las medidas que tomes, YO recomiendo que hagas ajustes o cambios (no sé si la comparación de datos del equipo ya la contempla Tú procedimiento o si debes detallarla mas o si el personal no la supo hacer, se confundió, o es confusa, compleja o muy superficial, entre otros) en los procedimientos, formatos, guías y/o cualquier otro documento asociado, de lo contrario no tendrá gran sentido que abras las acciones en el área.

En cuanto a la segunda parte de Tú consulta:
Además de lo anterior, tengo la siguiente inquietud, cada vez que realicé una modificación al certificado se tendrá que levantar una ACCION CORRECTIVA?

Respuesta: El certificado de calibración es un entregable del servicio que presta Tú empresa, es decir, acompaña el servicio (es una evidencia), si debes cambiarlo por un error sea el que sea, va a afectar al cliente y su satisfacción. Sin embargo, todo esto lo define el nivel o grado de compromiso de una empresa para con la gestión de la calidad (Cero defectos, por ejemplo) y con la satisfacción del cliente.

YO si abriría las acciones, por que sería "una" forma de controlar los PNC y empezaría a catalogar las causas, por ejemplo: 1. Error en Transcripción. 2. Error en comprobación de datos. 3. Error en Metodología aplicada por analista. 4. Error de equipos patrón. 5. Otros. Para que se enfoquen y se alineen los esfuerzos en evitar que vuelvan a ocurrir.


"Yo pienso que no, que solamente se realizaría para casos concretos, como el anterior" Respuesta: Todo esto lo define el nivel o grado de compromiso de la empresa para con la gestión de la calidad (Cero defectos, por ejemplo). Si deciden no abrirlas Tú procedimiento debe ser claro indicando: Ejemplo: Solo se abrirán acciones si y solo si una reclamación de un cliente compromete el certificado de calibración hasta el punto de su reemisión por las siguientes causas: 1. Aplicación errada de una metodología, 2. Error de equipos patrón. por X, por Y, por Z.



Una observación, respecto al procedimiento de corrección de certificados:
No cuento con tengo detalles del procedimiento, pero si aún no lo tienen contemplado es importante que además del motivo de la corrección o cambio, también indiquen el número del certificado que está reemplazando el nuevo documento.

https://www.ingenieriaindustrialonline.com/estudio-de-tiempos/herramientas-para-el-estudio-de-tiempos/

Aquí hay algunas que te pueden ayudar y son fáciles de implementar, ya en adelante resta solo una buena conclusión y manejo de los datos.

Hola, Adicional a lo que indica Sonia_Spg (reabrir las desviaciones si estas no han sido tratadas), yo aconsejo abrir una adicional por el no control oportuno y seguimiento periódico a las desviaciones. No sé como se llame el documento en el que está establecido el control y seguimiento a las desviaciones, pero es evidente que no se está cumpliendo y algo esta fallando respecto a esto; incluso me pregunto cómo en una auditoria interna esto no lo detectaron. Solo hasta Tú revisión fue posible fue identificado.


Analiza los siguientes aspectos como posibles causas:
No aplicación o inexistencia de criterios para planificar los ciclos de auditorias. -(Esto en caso de que el proceso encargado de gestión y administración de desviaciones, no haya recibido auditorias en las que se percataran del no seguimiento a las desviaciones)

Derivado de la causa anterior, también seria necesario descartar la definición del alcance y el objetivo de las auditorias que se hayan programado.

Falla en la planificación de seguimiento y control de las desviaciones esto en caso que por alto volumen de desviaciones (aunque solo hablaste de 9), lo que no haya permitido al área encargada gestionarlas de manera correcta.

Se me ocurren otras posibles causas, pero no conozco mas detalles de la situación puntual, por lo que me enfoco en los datos suministrados.

Cordialmente,
BELSY GARCIA

Edgar, Hola.
Muchas Gracias.

Efectivamente hemos definido actividades, responsables y fechas para abordar los riesgos detectados y estamos trabajando en ello. Entiendo entonces que las medidas tomadas son la forma en las que abordo los riesgos, mas no son acciones correctivas y por lo tanto no debo generarlas.

Ahora me asalta una duda, en cuanto a si debo definir criterios para la evaluación de la eficacia de las medidas tomadas o si sencillamente debo hacer seguimiento a las mismas, durante X tiempo, para verificar que los riesgos no se materialicen y de esa manera puedo evaluar como eficaz las medidas.

Gracias nuevamente.

Cordialmente,
Belsy Garcia Mendoza

Hola. Edgar Villena.

Quisiera corroborar con usted, si por dada uno de los riesgos no adminisbles, debo abrir una acción correctiva. Creo que la respuesta es obvia, sin embargo, me preocupa sobremanera tener que abrir tantas acciones a puertas de la auditoria de certificación en la norma.

Quisiera aclarar un poco este punto, por lo que agradecería me ayudara dado su conocimiento en el tema.

De ante mano, gracias.

Cordialmente, Belsy García M

Hola jorgemonje:
Las medidas que tomaste son acciones inmediatas, pero a largo plazo no garantizan que no se vuelva a emitir y usar un documento (no solo el certificado, que fué la evidencia en esta ocasión) que no cumpla con el manual.

En lo que me escribes, entiendo que el auditor no te dice que no uses el Logo en tus certificado, el lo que quiere es que sí lo vas a usar, sepas cómo hacerlo para que cumpla con el manual de uso de marca.

Por tal motivo, como actividades del plan de acción Yo te propondría la o las siguientes:
1. Capacitar al personal encargado del diseño de los certificados en cuanto al manual de uso de marca, para que lo conozcan y lo apliquen, no solo en el certificado, si no en todo aquel documento que la institución quiera utilizar estratégicamente, para dar a conocer que cuenta con una certificación (Rutas escolares, pendones, agendas escolares, facturas, entre otros).
(Esto para demostrar, conocimiento de la metodología).

2. Elaborar varios documentos o piezas publicitarias, producto de la capacitación arriba indicada y enviarlos al ente certificador para que los califique y este dé el aval del uso del logo.
(Esto para demostrar Eficacia de la capacitación y garantizar que la metodología se aplique correctamente. )

3. Dejar documentado (en el procedimiento de control de documentos, por ejemplo) que todo documento (pieza publicitaria, agendas, página web u otro medio escrito entre otros) que la empresa elabore y en este se requiera el uso del logo del ente certificador se deberá enviar antes al ente certificador y este por escrito deberá dar el aval de que el documento cumple con el manual de uso de logo. (Esto para asegurar que dentro del proceso no se omita y desconozca el requisito del ente certificador)

4. Incluir dentro del listado de los documentos externos el manual de uso de logo del ente certificador y establecer una periodicidad para consultar nuevas versiones o enviar un comunicado pidiéndole al ente certificador que cada vez que actualice el manual, lo envíe a Tú empresa. (Esto para asegurar que dentro del proceso no se omita y desconozca el requisito del ente certificador)


Espero que estas ideas te puedan ayudar y servir para que Tú auditor acepte el plan.


Cordialmente,
Belsy García.

Merly, Buenas Tardes:
No conozco en detalle lo que hace tu empresa. Voy a partir de la premisa que tanto la unidad 1 como la 2 realizan las mismas actividades, sobretodo aquellas relacionadas a los procesos misionales. De acuerdo a ello y para integrar las 2 unidades teniendo en cuenta que una esta mas avanzada que la otra te aconsejo lo siguiente.

1. Sensibilizar al personal de la unidad que va a iniciar o que esta iniciando la implementación del SIG. Esta sensibilización debería poder realizarse antes de que se divulguen los documentos del SIG.

2. Cambiar las versiones de todos los documentos y las dejes a una fecha "X" desde la cual se implementarán los documentos o el SIG en la unidad 2, de esta manera tienes un punto de partida para la unidad 2, en cuanto a exigencia de registros e implementación de procedimientos y disposiciones del SIG.

3. Ese cambio de versiones y la intención de dicho cambio, regístralo en un acta de reunión con la Gerencia para que todo quede formalizado. Si no quieres hacer la implementación de todos los documentos en una sola etapa, hazlo en varias, aunque yo realmente te aconsejo que establezcas solo una fecha para el cambio de las versiones de todos los documentos del SIG.

No comprendo eso de que la GERENCIA no maneja documentos del SIG, cuando normalmente desde ese proceso emana todo el direccionamiento del SIG, la gerencia es quien revisa, da recursos, en fin. Así se tiene establecido comúnmente en los sistemas de gestión, repito no conozco a detalle tu empresa, talvéz tienen disposiciones diferentes al respecto.

Si surgen dudas respecto a mi intervención estaré atenta por este medio.