Buenas noches,

Estamos llevando a cabo la auditoría interna dentro de mi Instituto, pero me surgieron dos dudas y quisiera que me apoyaran:

*en el procedimiento de revisión por dirección está especificado un requisito que indica que "Es responsabilidad de cada Subdirección de área informar al personal a su cargo, los resultados de la Revisión por Dirección General", sin embargo no se tiene evidencia de que se haya realizado.. ¿es un hallazgo?

*de igual forma en el procedimiento de estructura académica, se especifica un requisito, que contiene un debe: "La carga académica al personal docente no deberá exceder de más de cuatro materias diferentes" sin embargo para este semestre hay docentes que exceden las 4 materias. se presentó una solicitud ante dirección general donde solicitan autorización para ello, y la respuesta fue afirmativa, mi duda es si aún así hay incumplimiento o cómo se procede desde la auditoría en este requisito

En ambos casos son no conformidades, pero se arreglan fácil.
En la primera simplemente que se comuniquen los resultados y haz una minuta y listo.
En el segundo, corrige el procedimiento y ya.

En este caso, ¿tendría que dejarlas como no conformidades dentro de la auditoría y realizar acciones correctivas?

Esque el ultimo auditor externo me observó el procedimiento de AC y me indicó que forzosamente tengo que realizar correcciones y AC cuando se presente una no conformidad, de acuerdo a la norma.. En este caso ¿puedo aplicar sólo corrección?

si, la norma pide dejar evidencias.
La norma también dice que de acuerdo al problema es la solución que se propone, si es un evento aislado como lo dices, con una corrección es suficiente.

Saludos+

Muy bien, entonces en este caso dejo las no conformidades, se aplican las correcciones y puedo tener evidencia de ello como minuta y modificación del procedimiento, aunque no realicemos una solicitud de acción correctiva?

O es preferible realizar la solicitud y llenar el apartado de corrección e indicar que acción correctiva no aplica?

No se como manejas tus formatos, lo importante es que exista la noconformidad y la evidencia de que hiciste algo, si te preguntan cual es la acción para corregir.
puedes decir qur fue una simple corrección, que no requeriste hacer un analisis de causa.
tal corrección debe estar documentada en un formato de " correcciones" o de " acciones correctivas" pero solo aplica corrección.
Hay empresas que usan formatos separados, otras un solo formato "acciones correctivas" y dentro seleccionas que usas, solo corrección o accion correctiva con analisis de causa.
Saludos

muy bien, entiendo lo que debo hacer. Muchas gracias por su apoyo!

Hola Karen, La norma establece que se deben cumplir los requerimientos de la misma, incluyendo otros requerimientos, dentro de los cuales están los requerimientos de la organización, los legales, etc.

Si tu procedimiento lo establece, es un requerimiento de la organización, por algo se estableció que no deben ser más de 4 materias, al rebasar ese número es claro que no se esta cumpliendo y es una NC.

Cuando realicen el análisis de causa revisen porqué determinaron que sean 4 materias, debe tener algún sentido, si pueden modificarlo adelante para que tengan ese problema nuevamente, pero si tiene que ver con ética en el trabajo también considérenlo.

En cuanto a la comunicación del resultado de la RD, es el mismo caso, si no se llevó a cabo es una NC, es un requisito de la norma. Mucho en este caso esperamos una minuta de reunión, no siempre será así, puede ser un correo, puede ser a través de algunos gráficos en pizarras informativas, etc.

Espero haberme explicado.

Saludos

Buenas tardes,

En este caso tenía claro que era una no conformidad, sin embargo por el grado de impacto dudaba si es necesario hacer un análisis de causa raíz y acción correctiva como tal y si sólo con una corrección es suficiente.

En la auditoría de certificación me observaron el procedimiento de AC debido a que estaba abierto a realizar corrección o AC, y me indicaron que debía hacer ambas, ¿es correcto?

En el caso de las 4 materias, me tocó auditarlo a mi, y este requisito se puso para que el docente tuviera flexibilidad y mejor desempeño en cuanto a la impartición de clases y su correspondiente evaluación, como es auditoría interna, yo sugería hacer el análisis y quizá si es conveniente este requisito para la institución, pero no siempre se puede cumplir, dejarlo un poco más abierto en los requisitos quizá algo como "preferentemente deberán cursar 4 materias como máximo, de lo contrario, se solicitará autorización ante dirección general" lo último debido a que, en efecto, para asignarlas solicitaron una autorización, pero olvidaron el requisito del procedimiento y por ende el incumplimiento en el SGC

Hola, siempre que haya una NC debe haber corrección, análisis de causa, acción correctiva y evaluación de la eficacia de dichas acciones para poder cerrar dicha NC.

En lo que respecta al otro caso, tu análisis es correcto, pueden hacerlo más abierto y flexible.

Saludos Karen