Navegando por este hilo: 1 Usuarios anónimos
slopezm slopezm
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Identificación de Registros #1
Buenos Días:

Tengo una duda respecto al identificación de mis registros. Todos lo registro tienen un membretado que hace mención en la parte Derecha el código, revisión, Fecha y número de página. Mi pregunta es posible omitir los puntos de revisión y Fecha en mis registros del área operativa.

Espero me puedan ayudar, Gracias.

Shirley López
Angelita Angelita
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Re: Identificación de Registros #2
Buen día Shirley, bueno lo primero es que es importante diferenciar el concepto de formato y registro, si para ti es practico que los registros no lleven dicha información, mientras que el formato si la lleve. Sin embargo no lo recomiendo por dos razones:

La primera porque puede causar confusión y mas trabajo con respecto a que plantilla es el formato y que plantilla será registro.

La segunda y especialmente en estas áreas operativas, es mas dificil ejercer el control sobre la documentación, asi que si ese documento cambia de versión, será muy dificil identificar a qué versión del formato pertenece y la unica manera de comprobar sería comparando visualmente todo el documento para verificar que sea el mismo.

En resumen, si es posible pero no es recomendable.

Un saludo.
slopezm slopezm
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Re: Identificación de Registros #3
Gracias por tu respuesta Angelita

Si claro hubo una confusión en cuanto hacia mención al formato por un Registro.
Mi pregunta iba si solo en algunos formatos se podía omitir estos dos datos en el membrete de la fecha y página, sin que haya alguna observación o una no conformidad.

Quedo atenta a tus respuesta.

Shirley L.
Angelita Angelita
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Re: Identificación de Registros #4
Bueno, en algunos casos por espacio y diseño he tenido que prescindir del esquema del formato convencional, pero por practicidad siempre he dejado el código y la versión, estos dos datos son indispensables, ademas del nombre.

Saludos
slopezm slopezm
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Re: Identificación de Registros #5
Gracias por tu ayuda Angelita.
freddybarr freddybarr
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Re: Identificación de Registros #6
Hola buen día slopezm y buen día a todos.

Angelita te ha dado una pauta muy importante con respecto a la diferencia de formato y registro... En líneas generales podríamos decir que el registro es el formato en pleno uso y acción... no todos los documentos tienen que llevar código para poderlos identificar (en algunos casos bastará con el nombre del documento) ... pero es una forma práctica muy usada. En el caso del registro es muy útil la fecha en que se lleno el formato y en el caso del formato propiamente dicho, la versión es la característica que te ayudará en el control...

Muchos saludos desde Lima y te invito a leer el siguiente artículo:

http://insidecalidad.wordpress.com/2013/10/11/como-disenar-un-sistema-documental-basico/

Hasta pronto...
Freddy Barreto
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Re: Identificación de Registros #7
Buenas noches:

Todavía no tengo claro la diferencia entre formato y registro.... entonces todo formato llega a ser un registro de calidad???

Gracias por su ayuda
freddybarr freddybarr
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Re: Identificación de Registros #8
Hola Ameliacs

quisiera contribuir de la siguiente manera:

° Quiero escribir un procedimiento ---> entonces busco el formato de procedimientos, éste lleva espacios en blanco para el nombre, código y versión del procedimiento y espacios en blanco para el cuerpo del procedimiento ---> comienzo a redactar el documento llenando los espacios en blanco.

° Quiero escribir un registro ---> entonces cojo el formato del registro, el cual puede estar en un talonario; lleva el nombre del registro impreso y espacios en blanco para llenar los datos del registro (incluyendo por lo general la fecha en que se crea el registro) ---> comienzo a escribir el registro llenando los espacios en blanco.

Para ambos casos, los formatos pueden llevar impreso la fecha en la cual se creo el propio formato o el código del formato.

En resumen, Los procedimientos escritos y los registros son documentos que se originan al escribir cierta información sobre un modelo en blanco (este documento en blanco es el formato).

¿Cómo los controlo?:
Procedimientos y formatos ---> Procedimiento de control de documentos.
Registros ---> Procedimiento de control de registros.

Espero haber aportado al entendimiento del tema.

Saludos desde Lima
Freddy Barreto
Gestión de las Operaciones y la Calidad

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Angelita Angelita
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Re: Identificación de Registros #9
Ameliacs, a continuación la diferencia entre formato y registro:

-Formato: documento en blanco, plantilla, documento listo para diligenciar, este lleva código y versión.

-Registro: formato diligenciado. El registro es el documento que se diligencia con la información requerida en el formato. Estos documentos deben controlarse como lo indica el apartado 4.2.4 de la norma pues finalmente lo que requerimos salvaguardar es la información que queda registrada.

Un formato puede cambiar de versión cuando se requiera, el registro no, es único.

Saludos.
AMELIACS AMELIACS
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Re: Identificación de Registros #10
Muchas gracias a todos por su ayuda

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