Que tal, buenos días

Acudo a ustedes para que me orienten acerca de una duda que me surgió respecto a lo que anteriormente llamábamos "registros" y su control.

Sucede que he tenido muchos problemas en cuanto al uso de versiones obsoletas de ciertos formatos y buscando una solución además de dar más flexibilidad al uso de cada registro, consulté con el auditor externo y me comentó que de acuerdo a la nueva versión de la norma, no se exige que los formatos lleven un código sino que únicamente se tenga la información documentada necesaria para el buen funcionamiento del Sistema. Por esta razón, sugerí al personal que en ciertos formatos podía eliminar el código y manejarlos como formatos sin código, y como controladora de documentos registrarlos como tal en el listado correspondiente.
Sin embargo me han presentado un procedimiento en el que la totalidad de sus formatos (que son muchos) les han eliminado el código. Mi pregunta es si es lo correcto, y si es así cómo hacer para controlar las versiones o mantener a la mano todos estos tipos de formatos, ya que dentro del sistema web que utilizamos para controlar los documentos únicamente almacenamos los que tienen código.

Hola Karen, en ninguna versión de la norma tiene como requerimiento la codificación, solo habla de identificación, muchos optaron como una buena práctica la codificación, pero también puede llevarse a cabo a través de un nombre. La ventaja de la codificación es que te permite darle trazabilidad a los documentos, que desde mi punto de vista es la mejor opción.

El quitarle la codificación no quiere decir que le debas quitar el número de revisión, son dos cosas distintas, ésta última sí la debe llevar como un control para saber cual es la revisión vigente.

Independientemente de que le quites el código o no, deben ser documentos controlables y deben estar en la lista de registros del SGC o en sistema web.

Saludos

Karen a mi modo de ver estás confundiendo los temas; la codificación en realidad nunca ha sido obligatoria, esta se utiliza en muchos casos como medio de identificación, pero personalmente yo no trabajo con códigos desde el año 2008 sin ningún problema, pues el medio de identificación es el nombre único de cada documento.

Por otro lado está la versión que se utiliza para controlar los cambios en un documento y esto no ha modificado con el cambio de versión. En el numeral 7.5.3.2. ítem c, se solicita el control de cambios (control de versión)por cuanto no puedes eliminarlo.

Mi consejo es que revises bien con los involucrados del proceso los formatos y analices que lleva a que no se respeten, pues esto puede deberse a que están mal diseñados y tienen información que no se utiliza posteriormente o por el contrario le faltan campos que se requieren en el proceso; también es factible que las personas no conocen para que se utiliza la información que consignan y por tanto no la consideran necesaria.

Es muy importante que definas adecuadamente los datos a registrarse pues son la base del sistema de gestión y ten en cuenta que el sistema de gestión debe responder a la forma como se trabaja a diario por lo que no deberían existir registros que no se incluyan, eso demuestra que falta adecuar el sistema a la realidad de la organización.

Saludos

La codificación además de la identificación me permite mantener el control de las versiones, que si no me equivoco lo sigue pidiendo la norma, además de que, como menciona ofrece la ventaja de darle trazabilidad a los documentos.

Lo que sucede es que, tenemos un listado de registros sin código, y ahí se encuentran todos los documentos que no podemos codificar porque son documentos oficiales (certificados, títulos, constancias) además de los registros electrónicos, pero ninguno de ellos tiene revisión. Por eso estoy confundida, ya que el procedimiento en cuestión contiene formatos que son llenados por el cliente, y que considero que es necesario controlar para conocer cual es la versión vigente y sobre todo para evitar la alteración del mismo.

En el caso que deseara eliminar los códigos e identificar los formatos únicamente con el nombre, como usted lo está haciendo ¿cómo puedo controlar las versiones? ¿Llevan un número de revisión y únicamente eliminaría el código?

Estoy un poco perdida y si, como menciona estaba confundida en cuanto a codificación e identificación de formatos.

Entonces ¿sería conveniente mantener como registros no controlados únicamente los documentos que no representen un problema si son "alterados"? Por ejemplo, en el procedimiento de revisión por dirección existía el formato de invitación a revisión, pero es sólo un oficio entonces opté por mantenerlo dentro del procedimiento pero es sólo un documento sin código y sin versión. Sin embargo ahora en el procedimiento donde me surgió la duda es una solicitud que llena el cliente y la cual considero que es conveniente mantener controlada, debido a que es parte del proceso y no un apoyo como se podría considerar la invitación.

Hola Karen, gracias por aclarar un poco más, creo que estas confundiendo, voy a tratar de explicarlo un poco más detallado:

Los registros que tu vas a controlar como parte de tu sistema, son aquellos formatos que utilizas para evidenciar alguna actividad que tiene que ver con tus procesos y que son indispensables para que se cumpla con el objetivo de cada proceso y las satisfacción del cliente.

Los registros que te mandan los clientes (formatos de ellos), certificados (salvo los de calidad), títulos, constancias, oficios, lista de calificaciones, etc. no son necesarios controlarlos, de lo contrario vas a generar un caos en tu SGC y por eso los sistemas se vuelven tediosos.

Puedes retirar el código, pero debes asignarle un número de revisión a cada formato.

Espero haberme explicado.

Saludos

Los formatos de clientes, constancias, reconocimientos, etc. son tus evidencias que debes conservar.

Saludos

Es correcto Karen la versión la manejo con un número de revisión y en efecto el control de cambios es importante cuando se debe asegurar que la información recolectada cumpla con unos datos específicos.

Debes analizar por ejemplo cual es la información mínima que se requiere de la solicitud del cliente para poder efectuar sin obstáculos la gestión en los distintos procesos y elaborar el formato con esos campos. Si existe algo variable puedes dejar un espacio abierto, pero lo importante es que estén seguros que la información no quede faltando y por supuesto es importante controlarlo.

Espero que te ayude en algo

Te dejo este artículo para tu análisis:http://www.libreriadelagestion.com/problemas-recurrentes-en-la-implementacion-de-sistemas-de-gestion/#_Toc451751663

Karen, hay muchas actividades en el SGC que deben ser sencillas y prácticas, y que además recaen en la responsabilidad del personal. No necesitas mencionar por ejemplo un formato de invitación, por que no es necesario documentarlo en un procedimiento y no necesitas un formato, eso hace tedioso el SGC. El personal que tiene un cargo en una organización deben ser responsables y con un programa enviado por correo debe ser suficiente para agendar esa revisión por la dirección.

Hay cosas que debemos darlo por asentado dentro del profesionalismo del personal.

Saludos

Que bueno que estas viendo esos cambios que son importantes, un SGC debe madurar, debe ir mejorando y creando una buena disciplina en la organización y buenas prácticas. Cuando nos damos cuenta que hay actividades que se vuelven tediosas es por que requieren mejoras, eso es lo que les está sucediendo.

Un buen SGC mientras más maduro sea menos documentos tendrás, irás quitando poco a poco aquello que se ha vuelto una disciplina en el personal y que ya no requieres documentarlo, irás simplificando, hay otros que no dejarás de documentarlo por que son necesarios.

Un sistema con muchos formatos, con muchos documentos, más de lo necesario, se vuelve complejo y más laborioso para el personal, pierde eficacia y eficiencia. Mientras más práctico, más eficaz y eficiente.

Saludos