buenos dìas;

Les escribo para consultarles lo siguiente a princicipio del año siempre se establece en la empresa un cronograma de capacitaciòn a operarios con fecha y una secuencia  al finalizar el año revise las evidencias de capacitaciones y se han impartido pero no en los periodos establecidos en dicho cronograma . Entonces cree dos archivos :
 
un cronograma programado  y el otro el ejecutado
 
Mi pregunta es la siguiente : puedo dejar solo el ajecutado como el cronograma a mostrar en la auditoria o debo dejar los dos pero como le justifico al auditor esta situaciòn esto no me puede generar una no conformidad , que me aconcejan hacer ?
 
Si dejo fechas en el ejecutado que no se cumplieròn estas me pueden generar no conformidades es que en la empresa me dicen que no podemos dejar un cronogrma cumplido al 100%, ya que eso daria a pensar al auditor.
 
 
En espera de sus comentarios;

LIZ

En tu caso particular, lo mejor para el año que ya terminó es tener los dos cronogramas y tener justificativos para las diferencias, que es una de las cosas que se va a fijar el auditor. En rigor el cronograma (planificado) es un registro y no deberías eliminarlo.

El cronograma de capacitación, difícilmente se lleve a cabo tal cual está planificado, creo que perfectamente podés hacer un cronograma que a su vez sea registro de avances, es decir, que tenga la fecha prevista y columnas en blanco que indiquen fecha de realizado, comentarios, eficacia y todo aquello que te sea útil, e irlo llenando a lo largo del año.

Cuando venga el auditor encontrará un cronograma con capacitaciones realizadas en fecha y otras que no, como es natural.

Podría ser bueno que las capacitaciones que no se cumplen tengan algún justificativo, por ejemplo se reprograma o ya no es necesaria por el motivo que sea.

También resultaría lógico que se agreguen capacitaciones a lo largo del año, un nuevo cliente por ejemplo puede requerir nuevas habilidades y conocimientos.

Resumidamente, tener un registro donde consten las capacitaciones planificadas y su desarrollo.

La norma de calidad no establece tantas rigideces como a veces pensamos. Deja mucha libertad a las organizaciones dentro de su operativa.

Tú para cumplir el punto 6.2 has establecido un plan de formación, lo has ejecutado y luego has verificado su eficacia, evidenciando su aplicación. Como ves has cumplido perfectamente con la norma. 

Ahora bien, dices que has establecido 2 cronogramas, uno de formación prevista y otro de formación ejecutada. Digamos que el segundo es la evidencia de haberse ejecutado.

Yo creo que esto debería constar en tu procedimiento de formación porque sino te puede decir el auditor que se trata de formatos distintos y que no lo has explicado asi en tu documentación.

Personalmente es el único inconveniente que veo, y no el hecho de que las fechas de la impartición de las acciones formativas no sean exactamente las programadas. Para evitar esto simplemente pon en el cronograma original, dos campos : fecha programada y fecha real. Luego pones los resultados de las acciones formativas. De esta forma eliminas el segundo que puede dar lugar a que te comenten que tienes 2 formatos distintos.

Espero haberte sido de ayuda

Rafael

Hola Liz:

Elabora un solo plan de capacitación donde pongas la fecha programada y la fecha en la que se realizó. Lo importante es que tengas la justificación. En caso de que ninguna de las capacitaciones se haya cumplido en la fecha programada, debes mirar cual es la causa de la mala planeación inicial y evaluas si es necesario tomar alguna acción de mejora para que esto no pase el próximo año. Tal vez si haces tus planeaciones semestrales sea más sencillo dar cumplimiento a las mismas.

Aségurate de tener la verificación de la eficacia de las capacitaciones (independiente de las fechas en las que se hayan elaborado), en mi país, los auditores prefieren que la verificación de dicha eficacia la haga el jefe inmediato en el área de trabajo del colaborador que tomó la capacitación.

Más que darle importancia al cumplimiento de las fechas, debes establecer bien los registros que van a evidenciar la eficacia de la formación que estás dando a tus colaboradores.

XIMENA GALVIS O.