Artículos de gestión: Revisión continuada del sistema de gestión de la calidad por la Dirección

La interpretación y puesta en práctica de los requisitos de la Norma va forjando con el tiempo una serie de convenciones no escritas. Hasta el punto que se asume que hay unos mínimos razonables que el auditor aceptará. Esto sucede en muchas partes del sistema, y en el caso concreto de las revisiones por la dirección el consenso es que hay que tener como mínimo una reunión de revisión completa, si has hecho una revisión y has tratado todos los puntos, estás salvado.

Por un lado los auditores están contentos porque les facilita el trabajo, y nosotros, los usuarios y gestores del sistema, estamos tranquilos. Es más, incluso aprovechamos la reunión y su acta para “vestir” otros puntos que nos exige la norma: revisión de la política, evolución de indicadores, establecimiento de nuevos objetivos, etc.

En muchas ocasiones estas reuniones de revisión se convierten en jornadas maratonianas de muchas horas para poder cumplir con la agenda y revisar todos los puntos que se deben revisar durante la reunión.


Como todos sabemos, una reunión que se alargue más allá de una hora y media, o dos, comienza a ser improductiva, y teniendo en cuenta la importancia de los temas que se tratan en estas reuniones, no nos podemos permitir el lujo de que decaiga la concentración y el interés.

La solución es muy sencilla, establezcamos una planificación de revisiones con una frecuencia elevada. Esta frecuencia debería de ser lo suficientemente alta como para poder decir que estamos realizando una revisión continua. Yo, particularmente, recomiendo una frecuencia mensual o quincenal.

Evidentemente cada mes no podemos realizar reuniones maratonianas, por lo tanto, lo que debemos hacer es seccionar la revisión por la dirección en 12 partes.

¿Estamos cumpliendo con la norma? Desde luego que sí. Vamos a realizar una revisión de nuestro sistema y vamos a realizarla de acuerdo a una planificación, tal y como nos pide la norma.

Con la propuesta que les hago terminaremos el ciclo de revisión al cabo de 12 meses. En el peor de los casos estaremos en la corriente general de realizar la revisión del sistema una vez al año, pero con la ventaja de que al no tener que pasar horas y horas en la misma reunión, estaremos concentrados y prestando el interés la tarea merece, y la dirección se implicará más en el sistema.

La puesta en marcha de esta sistemática, revisión escalonada, nos obliga a realizar una buena planificación. Para ello identificaremos:

Datos inherentes a los procesos así como sus indicadores y objetivos
Datos procedentes de las auditorias (No conformidades, Acciones correctoras y preventivas (planes de acciones)
Datos procedentes de las partes interesadas (Clientes, proveedores, mercado, colaboradores, etc.)
Asuntos generales como cambios que pueden afectar al sistema de gestión de la calidad, recomendaciones para mejora, etc.

Para establecer la frecuencia de revisión de la evaluación del desempeño de los procesos  tendremos en cuenta la importancia de cada proceso en nuestra organización y la posibilidad de cambio de estos en el tiempo. Como guía general les recomiendo:

• Procesos  Estratégicos: Se revisaran dos veces al año.
• Procesos Clave: Se revisaran tres veces al año.
• Procesos de Apoyo: Se revisarán una vez al año.

Auditorías: El resultado de las auditorias, así como el seguimiento de los planes de acción derivados de éstas (acciones correctivas y preventivas), cierre de no conformidades, puntos blocantes, etc. se incluirán en todas las revisiones del sistema, siempre y cuando haya habido alguna auditoria des de la última reunión de revisión del SGC por la dirección.

Partes interesadas:

Clientes:
Satisfacción del cliente: Se realizará el seguimiento de acuerdo a la planificación de revisión del proceso “Satisfacción del cliente”
Revisión de incidentes: Se realizará un seguimiento bi-mensual

Proveedores:
Se realizará el seguimiento de acuerdo a la planificación de revisión del proceso “Compras”

Colaboradores: Se incluirá en todas las revisiones.

Otros (accionistas, organismos oficiales, etc.): Se incluirán siempre que exista algún tema relacionado con dichas partes.

Asuntos generales:

Se incluirán en todas las revisiones por la dirección

A principio de año se debería elaborar un plan de revisiones del SGC donde tomar como guía las frecuencias de revisión establecidas, y ajustarlo a la planificación para focalizar los esfuerzos en aquellos procesos con peor resultado o que requieran, por su importancia, de un mayor seguimiento. No obstante, todos los procesos deberían revisarse, al menos, una vez al año.

El siguiente esquema muestra en síntesis cómo realizar planificación:

Hemos mostrado cómo realizar la planificación inicial para llevar a cabo las revisiones, sin embargo, esta planificación deberá ser alterada en función de los resultados que vayamos obteniendo en cada una de las reuniones de revisión.  Nuestra planificación y su documentación de soporte debe ser abierta, dinámica, permitirnos realizar un seguimiento continuo de los aspectos que realmente nos interesan, sin descuidar otras partes más controladas.

Al fin y al cabo lo que pretendemos es conseguir que nuestro SGC se integre con el sistema de gestión de la empresa y no se convierta en un sistema paralelo de burocracia.

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Josep González es ingeniero industrial y tiene amplia experiencia como auditor y responsable de sistemas de gestión de calidad y medio ambiente en sectores tan diversos como la industria aerospacial, automoción, ensamblaje de ordenadores, y entidades sociales entre otras.